Το έγγραφο που αποστέλλεται από την Περιφερειακή Υπηρεσία Τουρισμού δεν αποτελεί απλή ενημέρωση. Είναι επίσημη πρόσκληση υποβολής δικαιολογητικών, ώστε να ελεγχθεί αν το ακίνητο βραχυχρόνιας μίσθωσης πληροί τις προβλεπόμενες προδιαγραφές λειτουργίας και ασφάλειας.

Ο ιδιοκτήτης ή ο εγγεγραμμένος διαχειριστής πρέπει να αντιδράσει άμεσα, οργανωμένα και μέσα στην προθεσμία που αναφέρεται στο έγγραφο.

1. Τι πρέπει να γίνει μόλις παραληφθεί το email

Καταγραφή της ημερομηνίας παραλαβής

Η πρόσκληση αναφέρει αποκλειστική προθεσμία δέκα ημερών από την επίδοσή της.

Ο παραλήπτης πρέπει να καταγράψει:

• την ημερομηνία και ώρα παραλαβής,
• τη διεύθυνση email του αποστολέα,
• τον αριθμό πρωτοκόλλου,
• τον ΑΜΑ του ακινήτου,
• την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας.

Δεν πρέπει να περιμένει μέχρι την τελευταία ημέρα. Ιδανικά, ο φάκελος πρέπει να αποσταλεί δύο ή τρεις ημέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας.

Έλεγχος γνησιότητας του εγγράφου

Πριν αποσταλούν προσωπικά στοιχεία, ασφαλιστήρια, κατόψεις ή οικοδομικές άδειες, πρέπει να ελεγχθεί ότι η πρόσκληση είναι γνήσια.

Ελέγχονται:

1. Η ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα.
2. Ο αριθμός πρωτοκόλλου.
3. Η ημερομηνία έκδοσης.
4. Το ονοματεπώνυμο ή η επωνυμία του διαχειριστή.
5. Ο ΑΜΑ του ακινήτου.
6. Η πλήρης διεύθυνση του ακινήτου.
7. Η υπηρεσία που εμφανίζεται ως αρμόδια.
8. Η ηλεκτρονική διεύθυνση στην οποία ζητείται να αποσταλούν τα δικαιολογητικά.

Σε περίπτωση αμφιβολίας, ο ιδιοκτήτης επικοινωνεί με την επίσημη Περιφερειακή Υπηρεσία Τουρισμού και ζητά επιβεβαίωση του αριθμού πρωτοκόλλου.

Δεν αγνοεί όμως την προθεσμία περιμένοντας απάντηση. Παράλληλα, αρχίζει αμέσως να συγκεντρώνει τα δικαιολογητικά.

2. Οργάνωση του φακέλου

Ο φάκελος πρέπει να περιλαμβάνει αριθμημένα και ευανάγνωστα αρχεία PDF.

Προτεινόμενη δομή:

00_Συνοδευτικη_Επιστολη.pdf
01_Οικοδομικη_Αδεια_και_Κατοψεις.pdf
02_Βεβαιωση_Μηχανικου.pdf
03_Κλιματισμος.pdf
04_Ασφαλιστηριο_Αστικης_Ευθυνης.pdf
05_ΥΔΕ_Ηλεκτρολογου.pdf
06_Ανιχνευτες_Καπνου.pdf
07_Φωτισμος_Ασφαλειας.pdf
08_Πυροσβεστηρας.pdf
09_Μυοκτονια_Απεντομωση.pdf
10_Φαρμακειο_Πρωτων_Βοηθειων.pdf
11_Τηλεφωνα_Πρωτης_Αναγκης.pdf

Οι φωτογραφίες καλό είναι να τοποθετούνται μέσα σε PDF και όχι να αποστέλλονται δεκάδες ασύνδετα αρχεία JPG.

Σε κάθε φωτογραφία πρέπει να φαίνεται:

• το αντικείμενο,
• το σημείο εγκατάστασης,
• η ημερομηνία όπου είναι εφικτό,
• η ετικέτα ή τα τεχνικά χαρακτηριστικά του εξοπλισμού.

3. Νομιμότητα και κύρια χρήση του ακινήτου

Το σημαντικότερο σημείο του ελέγχου είναι να αποδεικνύεται ότι το ακίνητο αποτελεί νόμιμο χώρο κύριας χρήσης.

Δεν αρκεί να χρησιμοποιείται στην πράξη ως κατοικία. Πρέπει και πολεοδομικά να έχει νόμιμη χρήση κατοικίας ή άλλη επιτρεπόμενη κύρια χρήση.

Δικαιολογητικά που μπορεί να ζητηθούν

Ανάλογα με την περίπτωση, υποβάλλονται:

• οικοδομική άδεια,
• εγκεκριμένη κάτοψη,
• διάγραμμα κάλυψης,
• πράξη σύστασης οριζόντιας ιδιοκτησίας,
• τίτλος ιδιοκτησίας,
• δήλωση τακτοποίησης αυθαιρεσιών,
• βεβαίωση περαίωσης υπαγωγής,
• τεχνική έκθεση μηχανικού,
• σχέδια που αποτυπώνουν την υφιστάμενη κατάσταση,
• βεβαίωση ότι ο χώρος είναι κύριας χρήσης.

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται όταν το ακίνητο είναι:

• υπόγειο,
• ημιυπόγειο,
• πρώην αποθήκη,
• πρώην γκαράζ,
• σοφίτα,
• κλεισμένος ημιυπαίθριος,
• χώρος που έχει διαμορφωθεί διαφορετικά από την εγκεκριμένη κάτοψη.

Η ύπαρξη ΑΜΑ δεν νομιμοποιεί από μόνη της έναν πολεοδομικά μη νόμιμο χώρο.

Φυσικός φωτισμός και αερισμός

Τα υπνοδωμάτια πρέπει να διαθέτουν επαρκή φυσικό φωτισμό και φυσικό αερισμό.

Ο μηχανικός πρέπει να ελέγξει:

• το καθαρό εμβαδόν κάθε υπνοδωματίου,
• το μέγεθος των παραθύρων,
• το ανοιγόμενο τμήμα των κουφωμάτων,
• το σημείο προς το οποίο ανοίγουν,
• αν υπάρχει πραγματικός φυσικός φωτισμός και αερισμός.

Δεν θεωρείται επαρκής φυσικός αερισμός ένας ανεμιστήρας, ένας απορροφητήρας ή ένα κλιματιστικό.

Ελεύθερο ύψος

Το ελεύθερο ύψος του χώρου πρέπει να είναι συμβατό με τη νομοθεσία που ίσχυε όταν κατασκευάστηκε ή νομιμοποιήθηκε το ακίνητο.

Δεν πρέπει να γίνεται αυθαίρετη εκτίμηση από τον ιδιοκτήτη. Το ύψος και η κύρια χρήση πρέπει να ελεγχθούν από μηχανικό.

4. Κλιματισμός στα υπνοδωμάτια

Το ακίνητο πρέπει να διαθέτει σύστημα ψύξης και θέρμανσης τουλάχιστον στους χώρους των υπνοδωματίων.

Μπορεί να είναι:

• επιτοίχιο κλιματιστικό,
• κεντρικό σύστημα,
• άλλο κατάλληλο και λειτουργικό σύστημα που καλύπτει τις απαιτήσεις.

Για κάθε υπνοδωμάτιο πρέπει να αποσταλούν:

• φωτογραφία του κλιματιστικού μέσα στον χώρο,
• φωτογραφία της ετικέτας του,
• απόδειξη ή τιμολόγιο αγοράς,
• παραστατικό εγκατάστασης, εφόσον υπάρχει,
• πρόσφατο παραστατικό συντήρησης, εφόσον υπάρχει.

Δεν αρκεί ένα κλιματιστικό στο σαλόνι όταν υπάρχουν ξεχωριστά υπνοδωμάτια.

5. Ασφάλιση αστικής ευθύνης

Το ακίνητο πρέπει να διαθέτει ενεργό ασφαλιστήριο αστικής ευθύνης.

Το ασφαλιστήριο πρέπει να αφορά τη συγκεκριμένη ιδιοκτησία και τη χρήση της για βραχυχρόνια μίσθωση.

Πρέπει να καλύπτει, ανάλογα με τους όρους του συμβολαίου:

• σωματικές βλάβες επισκεπτών,
• ατυχήματα μέσα στο ακίνητο,
• υλικές ζημιές επισκεπτών ή τρίτων,
• ευθύνη του ιδιοκτήτη από τη χρήση του ακινήτου.

Δεν αρκεί κατ’ ανάγκη ένα απλό ασφαλιστήριο πυρός, σεισμού ή κατοικίας, εάν δεν περιλαμβάνει αστική ευθύνη που συνδέεται με τη βραχυχρόνια μίσθωση.

Τι πρέπει να σταλεί

• το ασφαλιστήριο,
• οι ειδικοί όροι,
• η απόδειξη πληρωμής,
• η ημερομηνία έναρξης και λήξης,
• η διεύθυνση του ασφαλισμένου ακινήτου,
• τυχόν βεβαίωση της ασφαλιστικής εταιρείας.

Αν το συμβόλαιο δεν αναφέρει καθαρά τη βραχυχρόνια μίσθωση, ο ιδιοκτήτης πρέπει να ζητήσει άμεσα γραπτή διευκρίνιση ή πρόσθετη πράξη από την ασφαλιστική εταιρεία.

6. Υπεύθυνη Δήλωση Εγκαταστάτη ηλεκτρολόγου

Απαιτείται ενεργή Υπεύθυνη Δήλωση Εγκαταστάτη, γνωστή ως ΥΔΕ.

Η ΥΔΕ πρέπει να αφορά:

• τη συγκεκριμένη ηλεκτρική παροχή,
• τη συγκεκριμένη διεύθυνση,
• τη συγκεκριμένη ηλεκτρική εγκατάσταση.

Πρέπει να προκύπτει ότι υπάρχει και λειτουργεί ρελέ διαρροής ή αντιηλεκτροπληξιακή διάταξη.

Ο φάκελος της ΥΔΕ μπορεί να περιλαμβάνει

• την Υπεύθυνη Δήλωση Εγκαταστάτη,
• το πρωτόκολλο ελέγχου,
• την έκθεση παράδοσης της ηλεκτρικής εγκατάστασης,
• τα μονογραμμικά σχέδια,
• τα στοιχεία και την άδεια του ηλεκτρολόγου,
• την ημερομηνία επανελέγχου.

Δεν αρκεί μία απλή δήλωση του ιδιοκτήτη ότι «υπάρχει ρελέ».

7. Ανιχνευτές καπνού

Πρέπει να υπάρχουν αυτόνομοι ανιχνευτές καπνού στους προβλεπόμενους χώρους.

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται:

• στα υπνοδωμάτια,
• στους χώρους διαφυγής,
• στην περιοχή της κουζίνας.

Οι ανιχνευτές πρέπει:

• να είναι σωστά εγκατεστημένοι,
• να λειτουργούν,
• να έχουν ενεργή μπαταρία,
• να μην είναι τοποθετημένοι μέσα σε ντουλάπια,
• να μην έχουν απλώς αφεθεί πάνω σε έπιπλο.

Φωτογραφική τεκμηρίωση

Για κάθε ανιχνευτή αποστέλλεται:

• γενική φωτογραφία του χώρου,
• κοντινή φωτογραφία της συσκευής,
• φωτογραφία της ένδειξης λειτουργίας,
• απόδειξη ή τιμολόγιο αγοράς, εφόσον ζητείται.

8. Φωτιστικά ασφαλείας και σήμανση εξόδου

Σε κάθε έξοδο του ακινήτου πρέπει να υπάρχει κατάλληλος φωτισμός ασφαλείας.

Το φωτιστικό ασφαλείας πρέπει να ενεργοποιείται σε περίπτωση διακοπής ρεύματος.

Παράλληλα, πρέπει να υπάρχει εμφανής σήμανση εξόδου ή διαφυγής.

Για ένα συνηθισμένο διαμέρισμα με μία κεντρική πόρτα εισόδου και εξόδου, η εγκατάσταση γίνεται συνήθως κοντά ή επάνω από την πόρτα.

Αποδεικτικά

• φωτογραφία της πόρτας εξόδου,
• φωτογραφία του φωτιστικού,
• φωτογραφία της σήμανσης,
• απόδειξη αγοράς,
• φωτογραφία δοκιμής λειτουργίας σε διακοπή ρεύματος.

9. Πυροσβεστήρας

Το ακίνητο πρέπει να διαθέτει κατάλληλο και συντηρημένο πυροσβεστήρα.

Ο πυροσβεστήρας πρέπει:

• να είναι κατάλληλου τύπου,
• να έχει επαρκές βάρος και κατασβεστική ικανότητα,
• να βρίσκεται σε εμφανές και εύκολα προσβάσιμο σημείο,
• να μην είναι κρυμμένος μέσα σε κλειδωμένη αποθήκη,
• να βρίσκεται εντός της περιόδου συντήρησης.

Τι αποστέλλεται

• απόδειξη ή τιμολόγιο αγοράς,
• παραστατικό συντήρησης ή αναγόμωσης,
• φωτογραφία του πυροσβεστήρα στη θέση του,
• φωτογραφία της ετικέτας,
• φωτογραφία της ημερομηνίας συντήρησης.

Για μεγαλύτερα ακίνητα μπορεί να απαιτούνται περισσότεροι πυροσβεστήρες, ανάλογα με την επιφάνεια και τη διαρρύθμιση.

10. Πιστοποιητικό μυοκτονίας και απεντόμωσης

Πρέπει να υπάρχει πιστοποιητικό μυοκτονίας και απεντόμωσης σε ισχύ για την τρέχουσα περίοδο εκμίσθωσης.

Το πιστοποιητικό πρέπει:

• να έχει εκδοθεί από νόμιμη επιχείρηση,
• να αφορά τη συγκεκριμένη διεύθυνση,
• να αναγράφει την ημερομηνία εφαρμογής,
• να αναγράφει το είδος της εφαρμογής,
• να συνοδεύεται από το αντίστοιχο παραστατικό.

Ένα γενικό πιστοποιητικό της πολυκατοικίας μπορεί να μην είναι αρκετό, εάν δεν προκύπτει ότι καλύφθηκε και το εσωτερικό του συγκεκριμένου διαμερίσματος.

11. Φαρμακείο πρώτων βοηθειών

Πρέπει να υπάρχει φαρμακείο πρώτων βοηθειών σε εμφανές και προσβάσιμο σημείο.

Η επιγραφή μπορεί να αναγράφει:

ΠΡΩΤΕΣ ΒΟΗΘΕΙΕΣ – FIRST AID KIT

Το φαρμακείο πρέπει να διαθέτει βασικά υλικά όπως:

• αποστειρωμένες γάζες,
• επιδέσμους,
• αυτοκόλλητες ταινίες,
• αντισηπτικό,
• γάντια μίας χρήσης,
• υλικά για μικροτραυματισμούς,
• υλικά για εγκαύματα,
• ψαλίδι πρώτων βοηθειών,
• αιμοστατικούς επιδέσμους.

Πρέπει να ελεγχθούν:

• οι ημερομηνίες λήξης,
• η κατάσταση των συσκευασιών,
• η επάρκεια του περιεχομένου.

Δεν πρέπει να τοποθετούνται φάρμακα που ενδέχεται να προκαλέσουν αλλεργίες ή παρενέργειες χωρίς ιατρική καθοδήγηση.

12. Κατάλογος τηλεφώνων πρώτης ανάγκης

Ο κατάλογος πρέπει να βρίσκεται σε εμφανές σημείο του ακινήτου.

Πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον:

• 112 – Ευρωπαϊκός αριθμός έκτακτης ανάγκης,
• 100 – Ελληνική Αστυνομία,
• 199 – Πυροσβεστική,
• 166 – ΕΚΑΒ,
• 108 – Λιμενικό,
• Κέντρο Δηλητηριάσεων,
• πλησιέστερο νοσοκομείο,
• πλησιέστερο Κέντρο Υγείας,
• τηλέφωνο ιδιοκτήτη ή διαχειριστή,
• τοπικό αστυνομικό τμήμα,
• τοπική πυροσβεστική υπηρεσία.

Ο κατάλογος καλό είναι να είναι τουλάχιστον στα ελληνικά και στα αγγλικά.

Η φωτογραφία πρέπει να δείχνει ότι είναι πραγματικά αναρτημένος μέσα στο ακίνητο και όχι απλώς αποθηκευμένος σε έναν υπολογιστή.

13. Αν όλα τα δικαιολογητικά είναι πλήρη

Ο ιδιοκτήτης αποστέλλει:

• όλα τα αριθμημένα αρχεία,
• συνοδευτική επιστολή,
• στοιχεία επικοινωνίας,
• ΑΜΑ,
• πλήρη διεύθυνση ακινήτου.

Στο email ζητά:

• επιβεβαίωση παραλαβής,
• αριθμό πρωτοκόλλου,
• ενημέρωση αν χρειάζεται συμπληρωματικό στοιχείο.

Η πλήρης υποβολή μπορεί να βοηθήσει ώστε ο έλεγχος να ολοκληρωθεί διοικητικά. Ωστόσο, η υπηρεσία διατηρεί το δικαίωμα να πραγματοποιήσει επιτόπια αυτοψία.

14. Αν λείπουν εύκολα διορθώσιμα μέτρα

Εύκολα διορθώσιμες ελλείψεις θεωρούνται συνήθως:

• ανιχνευτές καπνού,
• φωτιστικό ασφαλείας,
• σήμανση εξόδου,
• φαρμακείο,
• πυροσβεστήρας,
• κατάλογος τηλεφώνων,
• απεντόμωση και μυοκτονία.

Ο ιδιοκτήτης πρέπει:

1. Να αγοράσει ή να εγκαταστήσει άμεσα τον απαιτούμενο εξοπλισμό.
2. Να κρατήσει όλα τα παραστατικά.
3. Να φωτογραφίσει τον εξοπλισμό στη θέση του.
4. Να αποστείλει τα στοιχεία μέσα στην προθεσμία.

Δεν πρέπει να ζητά οπισθοχρονολογημένα τιμολόγια ή πιστοποιητικά.

Η συμμόρφωση πρέπει να παρουσιάζεται με την πραγματική ημερομηνία της.

15. Αν δεν υπάρχει ενεργή ΥΔΕ

Καλείται άμεσα αδειούχος ηλεκτρολόγος.

Ο ηλεκτρολόγος πρέπει:

• να ελέγξει την εγκατάσταση,
• να ελέγξει το ρελέ διαρροής,
• να διορθώσει τυχόν προβλήματα,
• να εκδώσει πλήρη και νόμιμη ΥΔΕ.

Αν η διαδικασία δεν προλαβαίνει να ολοκληρωθεί μέσα στις δέκα ημέρες, ο ιδιοκτήτης:

• αποστέλλει τα υπόλοιπα δικαιολογητικά,
• επισυνάπτει την ανάθεση ή το ραντεβού του ηλεκτρολόγου,
• εξηγεί την εκκρεμότητα,
• ζητά εγγράφως σύντομη συμπληρωματική προθεσμία.

Η αποδοχή παράτασης δεν είναι δεδομένη.

16. Αν δεν υπάρχει ασφάλιση αστικής ευθύνης

Ο ιδιοκτήτης επικοινωνεί άμεσα με ασφαλιστικό διαμεσολαβητή ή ασφαλιστική εταιρεία.

Ζητά συμβόλαιο που:

• αφορά τη βραχυχρόνια μίσθωση,
• αναγράφει τη σωστή διεύθυνση,
• καλύπτει επισκέπτες και τρίτους,
• είναι ενεργό.

Δεν πρέπει να αποσταλεί απλό συμβόλαιο κατοικίας ως αστική ευθύνη, αν οι όροι του δεν καλύπτουν τη συγκεκριμένη χρήση.

Αν η νέα ασφάλιση ξεκινά μετά την ημερομηνία παραλαβής της πρόσκλησης, αποστέλλεται κανονικά με την πραγματική ημερομηνία έναρξης.

17. Αν δεν υπάρχουν παλιές αποδείξεις αγοράς

Αυτό μπορεί να συμβεί για:

• παλιό κλιματιστικό,
• παλιό πυροσβεστήρα,
• ανιχνευτές,
• φωτιστικά ασφαλείας,
• φαρμακείο.

Ο ιδιοκτήτης μπορεί να προσπαθήσει να συγκεντρώσει:

• αντίγραφο τιμολογίου από τον προμηθευτή,
• απόδειξη μέσω ηλεκτρονικού καταστήματος,
• τραπεζική κίνηση,
• πρόσφατο παραστατικό συντήρησης,
• φωτογραφία μοντέλου και σειριακού αριθμού,
• υπεύθυνη δήλωση ότι το αρχικό παραστατικό δεν είναι διαθέσιμο.

Η αποδοχή εναλλακτικών αποδεικτικών εξαρτάται από την υπηρεσία.

Πλαστό ή τροποποιημένο παραστατικό δεν πρέπει να χρησιμοποιηθεί σε καμία περίπτωση.

18. Αν υπάρχει αμφιβολία για την πολεοδομική νομιμότητα

Ο ιδιοκτήτης καλεί άμεσα μηχανικό.

Ο μηχανικός πρέπει να ελέγξει:

• την οικοδομική άδεια,
• την εγκεκριμένη κάτοψη,
• τη χρήση του χώρου,
• τις τυχόν τακτοποιήσεις,
• τα τετραγωνικά μέτρα,
• τα ανοίγματα,
• το ελεύθερο ύψος,
• τη συμφωνία της πραγματικής κατάστασης με τα σχέδια.

Μέχρι να υπάρξει σαφής γνωμάτευση, είναι συνετό να σταματήσει προσωρινά η αποδοχή νέων κρατήσεων, ιδίως όταν υπάρχει σοβαρή αμφιβολία ότι ο χώρος είναι κύριας χρήσης.

Η αγορά πυροσβεστήρα, ανιχνευτών και κλιματιστικού δεν διορθώνει μια πολεοδομικά παράνομη χρήση.

19. Αν το ακίνητο έχει σταματήσει να λειτουργεί

Αν το ακίνητο δεν μισθώνεται πλέον βραχυχρόνια, ο ιδιοκτήτης δεν πρέπει να αγνοήσει την πρόσκληση.

Αποστέλλει:

• ημερομηνία διακοπής λειτουργίας,
• απόδειξη απενεργοποίησης του ΑΜΑ, εφόσον έχει γίνει,
• στοιχεία απενεργοποίησης των αγγελιών,
• δήλωση ότι δεν υπάρχουν μελλοντικές κρατήσεις,
• αίτημα ενημέρωσης για το αν ο έλεγχος συνεχίζεται.

Η απλή αφαίρεση της αγγελίας μετά την παραλαβή της πρόσκλησης δεν σημαίνει ότι ο έλεγχος ακυρώνεται αυτόματα.

20. Αν ο παραλήπτης είναι διαχειριστής και όχι ιδιοκτήτης

Ο εγγεγραμμένος διαχειριστής πρέπει να ενημερώσει αμέσως τον ιδιοκτήτη.

Χρειάζεται συνεργασία για:

• τις οικοδομικές άδειες,
• τα σχέδια,
• την ασφάλιση,
• την ΥΔΕ,
• τις τεχνικές εργασίες,
• την πρόσβαση στο ακίνητο.

Ο διαχειριστής δεν πρέπει να θεωρήσει ότι η πρόσκληση αφορά αποκλειστικά τον ιδιοκτήτη και να την αγνοήσει.

21. Αν το ακίνητο είναι κατειλημμένο από επισκέπτες

Ο ιδιοκτήτης ενημερώνει εγγράφως την υπηρεσία για τις ημερομηνίες διαμονής.

Ζητά, εφόσον γίνει αυτοψία, να προγραμματιστεί:

• μετά το checkout,
• πριν από την επόμενη άφιξη,
• ή σε ώρα που δεν παραβιάζεται η ιδιωτικότητα των επισκεπτών.

Δεν πρέπει να παρεμποδιστεί ο έλεγχος. Πρέπει όμως να προστατευτούν τα προσωπικά δεδομένα και η ιδιωτικότητα των φιλοξενούμενων.

22. Αν ο ιδιοκτήτης βρίσκεται στο εξωτερικό

Ορίζεται εξουσιοδοτημένο πρόσωπο.

Η εξουσιοδότηση πρέπει να του επιτρέπει:

• να ανοίξει το ακίνητο,
• να παρευρεθεί στον έλεγχο,
• να επιδείξει τα δικαιολογητικά,
• να παραλάβει έγγραφα,
• να υπογράψει για την παρουσία του,
• να καταγράψει παρατηρήσεις.

Η απουσία του ιδιοκτήτη δεν αποτελεί από μόνη της λόγο αναβολής ή ματαίωσης του ελέγχου.

23. Αν το email έχει λάθος ΑΜΑ ή λάθος διεύθυνση

Ο παραλήπτης απαντά μέσα στην προθεσμία.

Στην απάντηση αναφέρει:

• ποιο στοιχείο είναι λανθασμένο,
• ποιος είναι ο σωστός ΑΜΑ,
• ποια είναι η σωστή διεύθυνση,
• αν δεν διαχειρίζεται πλέον το ακίνητο,
• αν έχει γίνει μεταβίβαση ή αλλαγή διαχειριστή.

Επισυνάπτει:

• εκτύπωση του Μητρώου,
• τίτλο ιδιοκτησίας ή μισθωτήριο,
• στοιχεία διακοπής διαχείρισης,
• οποιοδήποτε έγγραφο αποδεικνύει το λάθος.

Δεν αποστέλλει δικαιολογητικά άλλου ακινήτου.

24. Αν δεν προλαβαίνει να συγκεντρώσει όλα τα δικαιολογητικά

Η χειρότερη επιλογή είναι να μην απαντήσει καθόλου.

Πριν από τη λήξη της προθεσμίας αποστέλλει:

1. Όλα τα δικαιολογητικά που έχει ήδη συγκεντρώσει.
2. Αναλυτικό πίνακα εκκρεμοτήτων.
3. Αποδεικτικά ότι έχουν ανατεθεί οι απαραίτητες εργασίες.
4. Ραντεβού με μηχανικό, ηλεκτρολόγο ή ασφαλιστή.
5. Αιτιολογημένο αίτημα συμπληρωματικής προθεσμίας.

Παράδειγμα:

Εκκρεμεί η έκδοση της ΥΔΕ, για την οποία έχει προγραμματιστεί έλεγχος από αδειούχο ηλεκτρολόγο στις [ημερομηνία]. Επισυνάπτεται η σχετική ανάθεση. Παρακαλώ να μου χορηγηθεί σύντομη συμπληρωματική προθεσμία για την ολοκλήρωση και υποβολή της.

Η υπηρεσία δεν είναι υποχρεωμένη να εγκρίνει την παράταση, αλλά η εμπρόθεσμη και τεκμηριωμένη αντίδραση είναι σαφώς καλύτερη από τη σιωπή.

25. Τι πρέπει να γίνει πριν από πιθανή αυτοψία

Ο ιδιοκτήτης πρέπει να πραγματοποιήσει έναν εσωτερικό προέλεγχο.

Έλεγχος χώρου

• Είναι καθαρές και ελεύθερες οι έξοδοι;
• Λειτουργεί το φωτιστικό ασφαλείας;
• Είναι αναρτημένη η σήμανση εξόδου;
• Λειτουργούν οι ανιχνευτές;
• Είναι ο πυροσβεστήρας προσβάσιμος;
• Είναι πλήρες το φαρμακείο;
• Είναι αναρτημένα τα τηλέφωνα πρώτης ανάγκης;
• Λειτουργούν τα κλιματιστικά;
• Υπάρχει ρελέ διαρροής;
• Συμφωνεί η διαρρύθμιση με τις κατόψεις;

Έλεγχος εγγράφων

Σε έντυπο ή ηλεκτρονικό φάκελο πρέπει να υπάρχουν:

• οικοδομική άδεια,
• κάτοψη,
• βεβαίωση μηχανικού,
• ασφαλιστήριο,
• ΥΔΕ,
• πιστοποιητικό απεντόμωσης,
• παραστατικά εξοπλισμού,
• φωτογραφίες,
• αντίγραφο της πρόσκλησης,
• αντίγραφο του email υποβολής.

26. Τι γίνεται κατά την αυτοψία

Οι ελεγκτές πρέπει να επιδείξουν τα στοιχεία της υπηρεσιακής τους ιδιότητας και την εντολή ελέγχου.

Ο ιδιοκτήτης ή ο εκπρόσωπός του πρέπει:

• να ζητήσει να δει την εντολή ελέγχου,
• να επιβεβαιώσει ότι αφορά το σωστό ακίνητο,
• να επιτρέψει την είσοδο,
• να έχει διαθέσιμα τα δικαιολογητικά,
• να κρατά σημειώσεις,
• να ζητήσει αντίγραφο ή αριθμό πρωτοκόλλου της έκθεσης,
• να διαβάσει προσεκτικά πριν υπογράψει.

Αν διαφωνεί με κάποια διαπίστωση, μπορεί να ζητήσει να καταγραφεί η παρατήρησή του.

Δεν πρέπει να υπογράφει δήλωση με ανακριβές περιεχόμενο χωρίς να καταγράψει εγγράφως τη διαφωνία του.

27. Πότε υπάρχει κίνδυνος προστίμου

Πρόστιμο μπορεί να επιβληθεί όταν:

• δεν επιτραπεί η είσοδος των ελεγκτών,
• δεν πληρούται μία ή περισσότερες υποχρεωτικές προδιαγραφές,
• διαπιστωθούν σοβαρές ελλείψεις ασφάλειας,
• δεν υπάρχουν τα απαιτούμενα δικαιολογητικά,
• αποδειχθεί ότι το ακίνητο δεν είναι νόμιμος χώρος κύριας χρήσης.

Το αρχικό διοικητικό πρόστιμο μπορεί να φτάσει τις 5.000 ευρώ.

Σε περίπτωση νέας παράβασης ή υποτροπής μέσα στο προβλεπόμενο χρονικό διάστημα, το ποσό μπορεί να αυξηθεί σημαντικά.

Η παραλαβή του email δεν σημαίνει ότι έχει ήδη επιβληθεί πρόστιμο. Σημαίνει ότι ξεκίνησε διαδικασία ελέγχου και ότι ο ιδιοκτήτης πρέπει να αποδείξει τη συμμόρφωσή του.

28. Υπόδειγμα συνοδευτικού email

Θέμα: Υποβολή δικαιολογητικών ελέγχου – ΑΜΑ [ΑΡΙΘΜΟΣ] – Αρ. Πρωτ. [ΑΡΙΘΜΟΣ]

Σε απάντηση της υπ’ αριθ. πρωτ. [αριθμός] πρόσκλησής σας, σας υποβάλλω εμπρόθεσμα τα συνημμένα δικαιολογητικά που αφορούν το ακίνητο βραχυχρόνιας μίσθωσης με ΑΜΑ [αριθμός], το οποίο βρίσκεται στη διεύθυνση [πλήρης διεύθυνση].

Τα αρχεία έχουν αριθμηθεί σύμφωνα με τη σειρά των ζητούμενων δικαιολογητικών.

Παρακαλώ να επιβεβαιώσετε την παραλαβή της παρούσας υποβολής, να μου γνωστοποιήσετε τον σχετικό αριθμό πρωτοκόλλου και να με ενημερώσετε εγγράφως εάν απαιτείται οποιοδήποτε συμπληρωματικό στοιχείο.

Ονοματεπώνυμο / Επωνυμία
ΑΦΜ
ΑΜΑ
Τηλέφωνο
Ηλεκτρονική διεύθυνση

29. Υπόδειγμα όταν υπάρχουν εκκρεμότητες

Θέμα: Εμπρόθεσμη μερική υποβολή δικαιολογητικών – ΑΜΑ [ΑΡΙΘΜΟΣ]

Σε απάντηση της υπ’ αριθ. πρωτ. [αριθμός] πρόσκλησής σας, σας υποβάλλω εμπρόθεσμα τα διαθέσιμα δικαιολογητικά για το ακίνητο με ΑΜΑ [αριθμός].

Εκκρεμεί η ολοκλήρωση των ακόλουθων ενεργειών:

1. [περιγραφή εκκρεμότητας]
2. [περιγραφή εκκρεμότητας]

Για τις ανωτέρω ενέργειες έχουν ήδη προγραμματιστεί οι σχετικές εργασίες, όπως προκύπτει από τα επισυναπτόμενα αποδεικτικά.

Παρακαλώ να μου χορηγηθεί σύντομη συμπληρωματική προθεσμία για την ολοκλήρωση και υποβολή των υπολοίπων στοιχείων.

Παρακαλώ επίσης να επιβεβαιώσετε την παραλαβή και την πρωτοκόλληση της παρούσας.

Ονοματεπώνυμο
ΑΦΜ
ΑΜΑ
Τηλέφωνο
Ηλεκτρονική διεύθυνση

30. Τελική λίστα ελέγχου

Πριν σταλεί ο φάκελος, ο ιδιοκτήτης ελέγχει:

• Η πρόσκληση είναι γνήσια.
• Έχει καταγραφεί η ημερομηνία λήξης.
• Ο ΑΜΑ είναι σωστός.
• Η διεύθυνση είναι σωστή.
• Υπάρχει οικοδομική άδεια ή άλλο αποδεικτικό νομιμότητας.
• Υπάρχουν εγκεκριμένες κατόψεις.
• Έγινε έλεγχος από μηχανικό.
• Κάθε υπνοδωμάτιο έχει φυσικό φωτισμό και αερισμό.
• Κάθε υπνοδωμάτιο διαθέτει κατάλληλο κλιματισμό.
• Υπάρχει ενεργό ασφαλιστήριο αστικής ευθύνης.
• Υπάρχει ενεργή ΥΔΕ.
• Υπάρχει λειτουργικό ρελέ διαρροής.
• Υπάρχουν ανιχνευτές καπνού.
• Υπάρχει φωτισμός ασφαλείας.
• Υπάρχει σήμανση εξόδου.
• Υπάρχει συντηρημένος πυροσβεστήρας.
• Υπάρχει πιστοποιητικό μυοκτονίας και απεντόμωσης.
• Υπάρχει πλήρες φαρμακείο.
• Υπάρχει κατάλογος τηλεφώνων πρώτης ανάγκης.
• Υπάρχουν φωτογραφίες όλων των εγκαταστάσεων.
• Υπάρχουν αποδείξεις ή τιμολόγια.
• Τα αρχεία είναι αριθμημένα.
• Ζητήθηκε επιβεβαίωση παραλαβής.
• Ζητήθηκε αριθμός πρωτοκόλλου.
• Διατηρήθηκε αντίγραφο ολόκληρης της αποστολής.

Το βασικό είναι ο ιδιοκτήτης να μη φοβηθεί, αλλά και να μην υποτιμήσει την πρόσκληση. Χρειάζεται άμεση κινητοποίηση, τεχνικός έλεγχος, πραγματική συμμόρφωση και πλήρης αποστολή του φακέλου μέσα στην προθεσμία.